企业邮箱账号数量规划：按岗位算，不按人头算

第一次买企业邮箱，最常见的算法是数人头：公司 23 个人，买 23 个账号。这个算法在第二年一定会多付钱，而且在第一次离职潮之后就会开始乱。

账号不是人头，是身份。一个人可能需要两个身份，一个身份也可能被三个人共用。这篇讲怎么把数量算准。只问「最少能买几个」的，最少几个账号那篇直接给了答案；买完要加减怎么折算钱，看加减账号怎么算钱。这里解决的是第一次该买多少。

先列岗位，再定总数

拿一张表，把公司所有对外露出的身份列出来，而不是把人名列出来。判断标准只有一条：这个身份需不需要独立收发、独立存档、独立担责。

销售、采购、财务、人事、老板、项目经理，这些通常需要。产线工人、司机、兼职设计，通常不需要——他们的沟通走微信群或电话，给邮箱反而不看。

表算出来的数往往比人数少。一家 23 人的贸易公司，这么列完大概是 15—17 个身份。差的这 6 个，一个人一年 200 元，第一年就省 1,200 元，五年是 6,000 元。

三种不占席位的东西：别名、邮件组、公共邮箱

职能地址（hr@、finance@、service@）和部门地址（sales@）看着像账号，其实不必都建成账号。三种建法，占的席位完全不同。

别名是挂在某个真实账号上的第二个地址。发给 info@ 的信直接进张三的收件箱，info@ 本身不占账号、不能单独登录、也没有独立密码。适合「这个地址只是对外好看，实际只有一个人处理」的情况。

邮件组是一串成员地址，来信同时抄给组里所有人。不占账号，但要注意它只有收的功能——用组地址发信，多数情况下发不出去，或者发出去显示的仍是个人地址。

公共邮箱是一个真正独立登录的账号，多人共用密码。占一个席位，但能发信、能有独立签名、能单独归档。客服、售后这类「谁在线谁回」的岗位适合这个。

别名和邮件组的数量上限各家策略不同，别按「可以建无限个」来规划，签约前问清后台能给多少条。

一个人两个号：什么时候值得多花这 200 元

销售总监用 zhang@ 对内，用 sales@ 对外；外贸业务员用中文名一个号、英文名一个号。这两种情况都真实存在，但只有第一种值得多买一个账号。

区别在「要不要独立存档」。对外统一形象用的地址，做成挂在个人账号上的别名就够了，省一个席位。需要独立归档、独立交接、离职后原样保留的地址（比如 sales@ 换了三任负责人，历史邮件要完整留着），必须建成独立账号。

外贸团队是例外。领航版是外贸场景的专属版本，多语言、海外转发这些能力在标准版里没有。要做外贸站群或多业务线并行的，账号数按业务线拆开算，别混在一个池子里——混起来之后，单价和权限都会扯不清。

10% 流动位：不是浪费，是止损

编制算出来 17 个，实际买 19 个。多出来这 10% 不是给未来扩张留的，是给三种必然发生的情况留的。

试用期新人。入职第一天要邮箱发资料，等审批加号通常要一到三个工作日，这三天新人只能借同事的号发信，客户看到的发件人是别人的名字。

转岗交接。老人离职、新人接手，交接期内两个号要同时存在——老号收历史邮件，新号发新邮件。交接期一般两到四周，这段时间就是净增一个。

临时项目。投标、展会、审计，都会临时冒出一两个对外身份，用完就撤。撤下来的号留着，下次还能用。

19 个账号按 20 个那一档买更划算：20 个 3,700 元/年，折算 185 元/人/年，比 5 个档的 200 元低 15 元。多买一个反而总价更接近划算的那一档，这个账在下面这张表里更清楚。

第一批买多少：卡在阶梯临界点上

旗舰版按账号数分档，档位之间单价差别不小。编制数是 17 的，直接买 20 个，单价从 200 元降到 185 元；编制数是 95 的，买 100 个，单价落到 150 元。差 5 个账号的钱，能换一整档的单价。

尊享版 260 元/人/年起，比旗舰版贵 60 元一个人。不是所有岗位都值得上尊享版，通常只给高管和核心销售。两个版本混用时账号要分开计价，不能拿平均单价乘总人数，那样算出来一定不对。版本差在哪，版本怎么选那篇有逐项对照。

集团版 201 个账号起售。不到 201 个的规模谈集团版没有意义，销售也不会给你报这个价。

离职账号回收：不回收的号在替谁收信

账号数之所以年年涨，一半原因不是公司在扩编，是没人回收。一个人离职，账号留着「怕丢客户」；两年后留了十几个，每个都在付费，每个都在收信——包括那些本该转给新负责人的客户询盘。

回收动作要分两步，顺序不能反。先交接、后注销。

交接这一步，把邮件按客户或项目导出归档，把该转的来信设成自动转发到接手人的地址，把通讯录和签名里的对外联系方式更新。这些做完，账号就可以进冻结状态。冻结期各家策略不同，通常保留一段时间供恢复，具体天数以合同约定为准。

注销前确认三件事：这个号有没有绑过对外平台（公众号、招聘网站、海关、税务）；有没有人拿它当找回密码的邮箱；有没有订阅类邮件还在往里发。第一条最容易被忽略，平台验证码收不到的时候才发现号已经没了。

账号回收这件事本身不产生收入，所以没人主动做。把它写进离职流程清单，比每年续费时对账要省事。合同里关于账号变动和冻结的条款怎么写，企业邮箱合同注意事项那篇列过。

最后一句实在话：账号数宁可按岗位算得紧一点、留 10% 余量，也不要按人头买满再想办法减。缩容多数只在续费节点允许，服务期内减号基本不退钱。单价口径以价格页为准。