企业邮箱 5 个账号起售，3 个人的公司怎么买

先划清分工。「5 个起售」这条规则本身、5 人以下到底该不该买，网易企业邮箱最少买几个账号那篇已经写透了。这篇只解决买了之后的事：空出来的 2 个席位怎么放、为什么不能让三个人共用一个账号、什么情况下干脆先别买。

顺便说清一件事：5 个是购买数量，不是必须用完的数量。买 5 个只用 3 个，系统不会报错，也没有人上门查。所以这 2 个空位的处理方式，完全是自己决定的，而很多公司在这里选错了。

空席位不是浪费，是两次决策机会

多数人把空余席位理解成「多花了钱」。换个角度看，它是两个已经付过钱的决策机会：一次用来做对外形象，一次用来做人员流动的缓冲。

先算清成本。旗舰版 200 元/人/年，5 个席位 1 年 1,000 元。3 个人用掉 600 元，剩下 2 个席位一年 400 元。这 400 元如果什么都不做，就是纯支出；如果做成两个职能地址，等于花 400 元买了两个长期挂在域名上的对外窗口，还省掉了以后再加席位的审批。

400 元贵不贵，取决于它换回来什么。一个印在官网和名片上的 service@ 地址，用五年不断档，客户地址簿里存的就是它，比某个销售的私人地址稳得多。这笔账在价格页的阶梯报价里看不出来，但在换人、离职、调岗的时候会显出来。

三种放法，只有一种不浪费

空余席位的处理方式，实际见到的有三种，代价差别很大。

职能地址怎么选，有个简单标准：看这个地址会不会长期存在。info@、service@、hr@、sales@ 这类会一直在；zhangsan@ 这类会随人走。前者适合放在空席位上，后者不适合。

一个 3 人公司通常这样分配：老板用全名或英文名，两个员工各一个，剩下两个给 sales@ 和 service@。销售地址写在官网上，服务地址印在合同和报价单上。等到招第四个人，sales@ 背后的使用人可以换，地址不用动；要再加人，走加席位流程即可，不用重签合同。

这三类地址的具体建法（建账号还是建邮件组、谁负责看信、怎么避免没人管）在公共邮箱怎么设置里有完整说明。核心一句：职能地址必须指定责任人，没人的公共邮箱，三个月就会堆满没人看的询盘。

为什么三个人共用一个账号是坏主意

这个做法在小团队里非常常见，理由也充分：省钱、省事、反正就三个人。它的代价不在第一天，在第一次有人离职的时候。

• 密码是共享的，等于没有密码。三个人都知道密码，任何一封信是谁发的、谁删的、谁转发给外面了，都查不出来。真出了客户资料外泄，找不到责任人。
• 离职交接变成一场手术。人走了，密码必须立刻改，还要通知所有客户换联系人。如果这个账号同时是官网上的联系地址，改完还要改官网、改名片、改平台后台。
• 发信身份是混的。客户收到三封不同内容、同一个署名的信，会怀疑对面到底是谁。做外贸的尤其明显——同一个地址发出两种报价，客户会当成两家公司在抢单。
• 容量和发信额度是共享的。一个人群发了几百封推广信，整个地址的发信频率被限，另外两个人的正常业务信也发不出去。

如果预算真的紧，宁可三个人各一个账号、把另外 2 个席位先不建，也不要三个人挤一个。前者是闲置，后者是风险。

那 2 个席位先不建行不行

行。买 5 个但只建 3 个账号，技术上完全没问题，后台里留着两个空位，什么时候要什么时候建。

要接受两个不确定：一是各家对「已购买未使用席位」的处理策略不同，有的长期保留，有的在长期无登录后触发回收或要求实名，具体以合同和服务商当前规则为准，开通时问一句最稳；二是第二年续费通常按购买席位计费，不按实际使用数计费，所以闲置的两个席位该花的钱照花。

既然钱已经花了，第 2 节那个结论就更清楚：要么建两个职能地址用起来，要么买的时候就别买 5 个。中间状态（买了、空着、也不打算用）是最差的。

什么时候干脆先别买

起售 5 个意味着一年的最低支出是 1,000 元，加上域名 30—80 元/年。这个数字对三人团队不算大，但也不是没有替代方案。判断标准不是人数，是三件事：有没有对外形象需求、有没有人员流动、有没有合规要求。

最后一行那种做法（域名商提供的免费转发）要清楚它的边界：只能收不能发（或发出去显示为个人地址）、没有后台管理、没有邮件归档、出了问题没有服务方。适合只挂一个联系地址的小站，不适合真拿它办公。

免费版同理。免费企业邮箱能不能用自己域名、给几个账号、容量多少，各家策略不同且经常调整，以官网当前页面为准，别拿三年前的经验做决定。有一条可以确定：免费版通常不含邮件归档与合规留存，需要这些东西的时候只能重新买，历史邮件也补不回来。

买 5 个之后，开通当天要做的三件事

席位定了，剩下的是当天十分钟能做完的动作，但漏了要返工。

1. 把两个职能地址建出来，并指定责任人。在后台写清楚「info@ 由谁看、多久看一次、转发给谁」，别只建不管。三个人就明确到人，不要写「大家一起看」。
2. 域名解析一次配全。MX 一条、SPF 的 TXT 一条、DKIM 一条。只加 MX 能收信，但发出去容易被判垃圾邮件，很多公司上线一周后才发现客户没收到。
3. 试发四封。用职能地址和新账号分别给 Gmail、QQ 邮箱、一家真实客户各发一封，再从对方回一封。内部互发不经过外部校验，全都通，测了等于没测。

后续加人减人的费用怎么算，见加减账号怎么算钱；第一次就把数量定准的方法，见账号数量规划。买之前走财务流程要准备什么，采购流程那篇列了四份材料。