员工离职，邮箱账号该停用还是交接

离职处理最常犯的错，是当天就把账号停掉。客户第二周来信被退回，或者干脆没人回，等发现时人已经走了、信也找不回来。另一个极端是账号一直挂着，密码没改、授权码没吊销，离职的人用手机还能登进去翻旧邮件，顺手把客户名单带走。

两种错法源于同一个判断：把「停用」当成一个开关，一次点下去。它其实是一条时间线，三步走，顺序不能换。这篇只讲流程和单据。如果他名下还有 sales@ 这类公共地址，建法和责任人另有一套逻辑，见公共邮箱怎么设置。

第一步：先把近 90 天的来信接过来

判断标准很简单：这个账号最近三个月有没有客户来信。有，就不能直接停。

接手的人需要的不是整个邮箱，是最近三个月别人发给他的信——询盘、报价确认、交期变更、验收意见。这些信如果只存在离职人的收件箱里，账号一停就变成死信。

三种接法，按可控程度从高到低排。

• 后台设自动转发。把所有来信转一份给接手人，原件留在原账号。管理员在后台设，不要让离职的人自己设——他能顺手把规则删掉，也能把转发地址改成自己的私人邮箱。
• 导出邮件再导入。用客户端把近 90 天的邮件按文件夹导出成 eml 或 pst，再导入接手人账号。好处是历史信真的留下来了，坏处是附件多的时候体积很大，一次导入经常中途失败，要按月份分批做。
• 共享登录一段时间。最直接，也最不安全。只在「必须看到完整往来上下文、且账号里没有敏感内容」时用，用完立刻改密码。

这一步做完，再谈停用。顺序反了，后面补不回来——退信不会告诉你客户原本要说什么。

第二步：吊销授权码，改密码不管用

这是最容易被跳过的一步，也是漏洞最大的地方。

企业邮箱除了网页登录密码，还有一套给客户端用的凭证，通常叫客户端授权码或专用密码。手机自带邮件、Outlook、Foxmail 登录时用的是授权码，不是网页密码。管理员在后台把登录密码改了，已经配好的客户端照样能收能发，因为它记的是授权码那一串。

结果就是账号看着已经停用，离职人的手机每天早上还在收客户来信。这件事不报错，也没人会主动告诉你。

要做两件，不是一件：在后台把该账号的授权码全部吊销或重置，已绑定的客户端立即失效；同时改登录密码。两件都做完，才算真的断开。

还有一条路要堵：POP3。用 POP3 收信会把服务器上的邮件下载到本地，是否在服务器保留取决于客户端设置。离职前如果有人用这种方式把邮箱清空，你在后台看到的是「空的」，但信已经在他电脑里了。服务器参数记一下：IMAP 是 imap.qiye.163.com，端口 993，走 SSL；SMTP 是 smtp.qiye.163.com，端口 465，走 SSL；POP3 是 pop.qiye.163.com，端口 995，走 SSL。后台有客户端登录记录的话，按这三组端口能看出他用的是哪种协议。

第三步：留只读观察期，别当天停

停用时间点压在离职后 30 到 90 天之间，看客户回访周期定。做外贸、做工程的，一个项目跟半年，30 天不够；做本地服务、复购周期短的，30 天就够。这个区间是我们按常见业务节奏给的经验值，具体留多久由公司自己定。

观察期里账号设成什么状态，三件事：

1. 能收不能发。多数企业邮箱后台可以限制发信权限，只留收信。这样即使有人误操作，也不会以公司名义发出去一封信。
2. 开自动回复。写明「某某已离职，业务请联系某某，邮箱是多少」。这封自动回复是给客户的交代，比让信石沉大海好得多。
3. 转发继续挂着。观察期结束前不要撤，撤了他就看不到新来的信。

观察期不是拖延。它给的是「还没联系上的客户」一个缓冲：客户下次来信，收到的是新对接人的地址，不是一封退信。

交接单上必须写的七项

口头交接一定漏。写一张单子、逐项签字，比任何流程都管用。这张单子跟门禁卡、电脑、客户名单归在一起，缺项不办完离职手续。

他如果是邮箱管理员，先转权限再谈停用

小公司常犯一个错：谁注册的邮箱，谁就是管理员。负责行政的人走了，后台只剩他一个管理员账号，新来的人连改密码都进不去，只能走服务商的申诉流程，中间要提供营业执照、法人证件，拖三到五个工作日很正常。

判断方法：登进后台看管理员列表有几条。只有一条，就属于这种风险。

处置顺序要在停用之前：新建一个管理员账号（用岗位地址而不是个人地址，比如 admin@ 或 it@，挂到主管名下），确认能登录、能改别人的密码，再把离职人的管理员身份撤掉。管理账号也不要只留一个，两个是底线——一个出问题还有另一个能进。

顺带检查他有没有开通过别的入口：后台的登录白名单、绑定过的手机号、API 或对接应用的密钥。手机号不改，他还能走短信验证登进来；密钥不撤，第三方系统还能继续读通讯录。这几项在交接单上要单独列，比密码更容易被忘掉。

停用之后：席位、归档、通讯录

停用不等于退订。账号从「停用」到「从合同里减掉」之间隔着一个计费周期——多数服务商按年计费，中途减账号能不能折算、按什么比例折，各家策略不同，以合同约定为准。这个时间差要提前算进成本，别到续费那天才发现多付了半年。折算规则见加减账号怎么算钱。

停用之前把全量邮件导出一份存档。不是为了留人隐私，是留业务记录：报价、答应过的交期、验收确认，这些在客户扯皮的时候是唯一凭据。做法见邮件归档。第三方归档比本地 pst 靠得住的地方在于，它不会因为某人换了电脑就消失。

还有两件小事。把他从所有邮件组里移除——留在组里，每封信都往一个停用地址发一份，退信多了会影响域名的发信信誉。通讯录里他的条目改成「已离职」而不是直接删掉，删了之后接手人翻老邮件看到这个名字，查不到是谁。

最后一条给管理者：这套流程真正的成本不在技术操作，在「谁负责执行」。没有人对离职当天的密码和授权码负责，单子写得再细也会漏。指定一个人——通常是 IT 或行政——把这张单子设成离职手续的必填项，比发一份制度文件有效。